Taller #7

Taller Nº 7 La Oficina Virtual

1.- Explique 

¿Qué entiende por Automatización de la Oficina?

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática.

¿Oficina Virtual?

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que se llevan a cabo actividades parecidas a las de una oficina convencional. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen, dentro de sus Webs, servicios virtuales a sus clientes, proveedores y empleados, relativos a diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y en la prestación de servicios. El servicio virtual no tiene fronteras. Cuando una persona utiliza este tipo de servicio puede, sin problemas, conducir su empresa desde otro país. Si un empresario quiere reducir los costos y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en otro país, la «oficina virtual» puede ser una solución muy buena.

¿Como se relacionan?  

La automatización de la oficina y la oficina virtual, se relacionan ya que este le proporciona una facilidad al gerente o empleado de una empresa la comunicación con sus proveedores, familiares (en caso de estar de viaje de trabajo), a través de procesadores de texto, correo electrónico, entre otros.  

2.- Explique con ejemplos reales el papel que desempeña cada aplicación de la  automatización de la oficina en la resolución de problemas. 

Procesamiento de Texto: Este medio le facilita mucho al gerente para la resolución de problemas que se presenten en una empresa, pasando por escrito las distintas maneras de resolverlos. Un ejemplo sería: Que el gerente de una empresa pase por escrito a sus socios o empleados las distintas maneras de poder resolver los problemas que se estén presentando. 

Correo Electrónico (e-mail): Es la manera más eficaz para que el gerente  pueda comunicarse con algún socio, proveedor o empleados que se encuentren a larga distancia. Un ejemplo de esto seria: Si el gerente de una empresa se encuentra en Venezuela y sus socios se encuentran en Estados Unidos, por un correo electrónico esté podría comunicarles a sus socios los problemas que se estén presentando en la empresa y de que manera se pueden  resolver dichos problemas. 

Correo de Voz: Es la manera mas fácil que tiene un gerente para comunicarse, por medio de mensajes hablados por un teléfono en lugar de escribirlos como en un correo electrónico. Esto facilita el trabajo de tener que teclear en su computadora para tener que dar alguna información.  

Agenda Electrónica: Es la manera mas fácil que tiene un gerente para organizar y almacenar las citas que tenga en el futuro, por medio de una computadora conectada a una red. Esto le facilita al gerente a tener una mejor organización de acuerdo a sus reuniones en caso de tener algún olvido con respecto a una reunión. 

Audioconferencias: Es una manera por la cual los gerentes de una empresa pueden comunicarse con sus socios o proveedores a través de un equipo de comunicación de voz, para involucrar a dichos participantes por medio de un enlace de audio,  para informarles de los próximos pasos a seguir para el mejor funcionamiento de la empresa o sobre los problemas que se estén presentando dentro de la empresa, en caso de que se encuentren a larga distancia. 

Videoconferencias: Es una manera por la cual los gerentes de una empresa se pueden comunicar con sus socios o proveedores a través de equipo de televisión para involucrar a dichos participantes, en caso de que se encuentren a larga distancia. Un ejemplo sería: Que los gerente de una empresa se encuentren en un País, ya sea Venezuela o cualquier otro y los socios y proveedores se encuentre en un País distinto, esta manera de comunicación les facilita el difícil trabajo de tener que reunirse cara a cara.

Conferencias por Computadoras: Es una manera de informar a los gerentes y socios de una empresa los problemas que se están presentando en dicha empresa, a través de una computadora la cual esta conectada a una red, y por la cual se pueden conectar varios participantes que tienen un fin común. 

Transmisión de facsímil (FAX): Es una manera más fácil que tiene un gerente para hacerle llegar a sus socios documentos, que pueda entregarles frente a frente ya que estos podrían encontrarse en un área geográfica distinta. 

Videotex: Es la manera de presentar  por medio de una computadora, las soluciones a los problemas que se presenten en una empresa, ya sea de forma narrativa o gráfica. 

Manejo de Imágenes: Es una manera de archivar documentos de la empresa, ya sea facturas, soluciones que se hayan hecho para algún problema presente en la empresa, entre otros. Esto facilita mucho el trabajo de tener que guardar cada documento en una carpeta la cual sea colocada en un estante o archivador. 

Auto-edición: Es una manera más fácil de imprimir los documentos de uso interno como informes, correspondencia, y boletines, así como materiales de capacitación diapositivas, manuales, entre otros. Esto facilita el trabajo del gerente para poder emitir los boletines de la empresa, ya sean  semanales, anuales o mensuales. 

Publicado por Blog Estrella el 07/12/2017